Facturation électronique

Vous vous reconnaissez ?

• Mon informaticien me propose un tas de solutions, mais je n'y comprends rien ;

• je ne veux pas changer de logiciel ni d'organisation ;

• je n'ai pas le temps.

Alors ce qui suit est pour vous...

Suis-je concerné ?

Oui, dès que vous facturez à une entreprise belge assujettie à la TVA ou que vous en recevez des factures, y compris sous le régime de la franchise des petites entreprises. Une entreprise qui ne facture qu'à des particuliers mais achète auprès d'entreprises belges doit au moins pouvoir recevoir des factures électroniques. En cas de doute : le test du SPF Finances .

Un peu de vocabulaire...

• PDF : une « photo » de la facture, lisible par un humain, mais pas par un logiciel ;

• facture électronique (UBL) : un fichier XML structuré, que le logiciel du destinataire lit directement ; le PDF y est souvent joint, pour la lecture ;

• Peppol : le réseau sécurisé qui transporte ces fichiers, sans erreur de destinataire, sans doublon ni falsification ;

• identifiant Peppol : votre « adresse » sur ce réseau, liée à votre numéro d'entreprise.

Pour envoyer des factures de vente à vos clients

Avec Billit (sans changer vos habitudes)

• Vous inscrivez votre entreprise ; l'inscription est validée via itsme par une personne habilitée, et Billit crée votre identifiant Peppol ;

• vous encodez la facture dans Billit, ou vous continuez à faire vos factures comme aujourd'hui et vous déposez simplement le PDF dans Billit (ou l'envoyez par mail) ;

• Billit en extrait les données (client, montants, TVA, échéance…) : rien à retaper, vous vérifiez seulement ;

• Billit envoie la facture via Peppol.

Si vous utilisez le module de facturation de Winbooks

• Demandez à Winbooks l'ouverture d'un accès Peppol pour chaque société (dénomination, numéro d'entreprise, siège, représentant légal et sa carte d'identité, e-mail, téléphone, compte bancaire) ;

• activez la facturation électronique dans le logiciel, puis le mode d'envoi dans les fiches clients.

Pour recevoir les factures de vos fournisseurs

• Les factures Peppol arrivent directement dans Billit, qui peut vous prévenir par mail ;

• les PDF qui arrivent encore par mail se déposent dans Billit de la même manière ;

• les tickets de caisse se scannent ou se photographient avec l'application Billit.

Pour transmettre à votre comptable ou comptabiliser vous-même

• Billit peut envoyer les documents au comptable, par exemple chaque semaine, ou lui ouvrir un accès ; l'accès est gratuit pour les comptables ;

• si vous tenez votre comptabilité dans Winbooks, le module Virtual Invoice lit les fichiers UBL et propose l'encodage (date, numéro, tiers, comptes, TVA, échéance) en affichant le PDF d'origine : vous vérifiez et validez ;

• avec Sage BOB 50, c'est le module BOB Demat.

En prime : la facturation périodique

Billit gère des modèles de factures avec une fréquence (par exemple mensuelle). Les factures sont créées à la demande ou automatiquement, sous forme de projet ; le numéro n'est attribué qu'à la validation.

Ce que vous y gagnez

Moins d'encodage, moins d'erreurs, et des factures qui arrivent au bon destinataire, chez vous comme chez votre comptable.

Pour en savoir plus

• efacture.belgium.be : le site officiel;

• Peppol, expliqué par le SPF BOSA;

• Billit, ses formules et ses tarifs.

Billit n'est qu'un exemple parmi d'autres solutions, mais nous l'avons testé pour vous.

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