Gestion des documents scannés
Winbooks et Virtual Invoice Light
Scannez vos documents
Les documents doivent être scannés "localement" (c'est-à-dire au départ de votre PC et non pas au travers de la session distante sur le serveur).
Envoyez-les sur le serveur
Les documents scannés doivent être copiés sur le serveur dans le répertoire "scans" créé à cet effet.
Le répertoire "scans" se trouve dans le répertoire "document", dans le répertoire de Winbooks qui correspond au dossier comptable considéré.
La copie peut se faire par un "copier" (Control-C) sur l'ordinateur de départ, suivi d'un "coller" (Control-V) sur le serveur distant.
Data / Winbooks / Nom-du-dossier / Document / Scans
Outre le répertoire "scans", le répertoire "document" contient également des répertoires dans lesquels seront automatiquement déplacés les documents déjà traités.
Data / Winbooks / Nom-du-dossier / Document
Dans Winbooks, associez le document scanné à une pièce comptable
Dans la fenêtre d'encodage de Winbooks (p.ex. encodage des factures d'achats), il suffit de cliquer sur l'icône qui permet d'attacher un document.
Un message peut s'afficher. Si c'est le cas, il sufit de cliquer sur "switch to".
Cette fonction appelle le module Virtual Invoice.
Une fenêtre s'ouvre et fait apparaître la liste des fichiers originaux qui se trouvent dans le répertoire "scans".
Le contenu du document numérisé est affiché.
En faisant un clic droit sur le document, on peut associer le document à un numéro de pièce comptable.
Après traitement, les fichiers sont déplacés dans un autre répertoire (notamment pour éviter d'attacher par erreur un même document à deux pièces comptables).
Les documents traités sont automatiquement renommés : leur nom reprend le journal comptable et le numéro de pièce.
Il y a en fait deux fichiers associés à une pièce comptable : le pdf et un xml.
D'autres informations à propos de Virtual Invoice sont disponibles sur ce lien